設定画面で外部サービスを連携し、送信除外と通知先を登録する

01この画面でできること

サイドバーの「設定」は、左のナビで 3 つのページに分かれています。どれも必須ではありませんが、返信を取りこぼさないために「お問い合わせ返信の対応」の Gmail 連携から先に済ませるのがおすすめです。

左ナビの各ページには、いまの状態を表す短い文とドットが付きます。除外は「1 / 2 件のソースが有効」、返信の対応は Gmail を連携していれば「検知中 ・ 通知先 1 件」、未連携なら「Gmail 未連携」と出るので、どこが未設定かを開かずに確認できます。

02送信しない企業を除外する

取引のある企業など、送信したくない企業のドメインは「送信しない企業の除外」に登録します。取得元は Google スプレッドシートと外部 API の 2 つで、どちらも「除外ソース」の 1 つの表に並びます。表には、取得元・表示名・参照先・状態・更新日時が出ます。

表の上には Google 連携の状態が 1 行で出ます。スプレッドシートを取得元にするときだけ「Google と連携」で接続が必要で、外部 API だけを使う場合は連携なしで登録できます。連携済みのときは「再連携」と「解除」が並び、解除するとスプレッドシートを取得元にしたソースは「連携切れ」になります。

1. 「除外ソースを追加」を押します。
2. 「取得元」で「Google スプレッドシート」か「外部 API」を選びます。取得元によって、続く入力項目が切り替わります。
3. 「表示名」に社内で分かる名前を入れます。
4. スプレッドシートの場合は、シートの URL を貼り付けて「シート名」を選び、「向き」「データ開始位置」と、企業名・URL・除外フラグが入っている列（または行）を指定します。
5. 「除外対象とみなすフラグ値」に、除外したい行に入っている値を登録します。シートにある値が候補として並ぶので、押して選べます。
6. 「プレビュー」を押して、除外される行を確認します。プレビューを実行するまで「追加する」は押せません。
7. 外部 API の場合は、「エンドポイント URL」と「認証トークン」を入力します。ドメインの配列を JSON で返すエンドポイントを指定します。
8. 「追加する」を押すと、除外ソースが一覧に並びます。

行の右では、外部 API の接続テスト・編集・削除ができます。接続テストが成功すると、取得できたドメインの件数が表示されます。編集では「状態」を「無効」に変えて一時的に止められます。「状態」は編集のときだけ出る項目で、追加した直後は「有効」です。

03Gmail を連携して返信を検知する

「お問い合わせ返信の対応」は、上からステップ 1 〜 3 のカードが並びます。ステップ 1 の Gmail 連携は、送信フォームから届く確認メールを監視して送信の成否をより正確に判定し、送信先からの返信を検知するための設定です。この連携が止まると、ステップ 2 の通知とステップ 3 の Notion 記録も止まります。

1. ステップ 1 のカードで「Gmail と連携」を押すと、Google の認可画面に移ります。
2. 確認メールと返信が届く Google アカウントを選び、内容を許可します。
3. 「Gmail 連携が完了しました」と出たら「設定画面に戻る」を押します。カード右のピルが「検知中」に変わります。

04返信を受け取ったら通知する

ステップ 2 の「返信を受け取ったら通知する」に登録した宛先には、送信先からの返信を検知したときに通知が届きます。チャネルは「メール」と「Slack Webhook」の 2 つで、宛先にメールアドレスか Slack の Webhook URL を入れて「追加」を押します。

カードの右上には「1 / 2 件が有効」のように、有効な通知先の数が出ます。一覧では、行ごとに「無効化」「有効化」で通知を止めたり再開したりできます。削除すると、その宛先への通知は止まります。

05返信を Notion に記録する

ステップ 3 の「返信を Notion に記録する」は任意の設定です。カード右のトグルを入れると入力欄が出て、返信を検知したときに Notion データベースへページが作られるようになります。設定の前に Notion 側で準備が必要です。

1. Notion でインテグレーションを作成し、内部インテグレーションシークレットを控えます。
2. 書き込み先のデータベースを開き、「コネクトの追加」で作成したインテグレーションを接続します。
3. カード右のトグルを入れ、「インテグレーショントークン」に控えたシークレットを入れます。
4. 「データベース ID」にデータベースの URL を貼り付けます。ID の部分は自動で取り出されます。
5. 「ステータスプロパティ名」と「初期ステータス」を、Notion 側に実在する名前に合わせます。初期値は「ステータス」と「未対応」です。
6. 「保存する」を押します。
7. 保存したあと「書き込み先プロパティ」を開いて「プロパティを検出」を押すと、フォーム URL・送信元・件名などの書き込み先を選べるようになります。

06製品案内メールの配信を切り替える

左ナビの「その他」は、Form Pilot から機能の使い方や活用事例をまとめたメールを受け取るかどうかの設定です。このページは組織のオーナーにだけ表示され、オーナー以外の左ナビには出ません。「製品案内メールを受け取る」のトグルで切り替えます。

受け取る設定にしていても、いつでもこの設定から止められます。届いたメールの中の配信停止リンクからも止められ、停止すると「配信を停止しました」と表示されます。