設定画面で外部サービスを連携し、送信除外と通知先を登録する

サイドバーの「設定」には、外部サービスとの連携と、送信除外・通知の設定がセクションごとに並びます。どれも必須ではありませんが、返信を取りこぼさないために Gmail 連携から先に済ませるのがおすすめです。

Gmail 連携は、送信フォームから届く確認メールを自動で監視して送信の成否をより正確に判定し、送信先からの返信を検知するための設定です。連携していない間、送信履歴の返信検知は動かず、通知先を登録していても通知は届きません。このセクションだけ「推奨」が付いています。

1. 「Gmail 連携」の連携ステータスが「未連携」であることを確認します。
2. 「Gmail 連携」を押すと、Google の認可画面に移ります。
3. 確認メールと返信が届く Google アカウントを選び、内容を許可します。
4. 「Gmail 連携が完了しました」と出たら「設定画面に戻る」を押します。連携ステータスが「連携済み」に変わります。

取引のある企業など、送信したくない企業を Google スプレッドシートで管理している場合は、そのシートを除外元として登録できます。使うセクションは 2 つで、先に「スプレッドシート連携」で Google アカウントを連携し、そのうえで「スプレッドシート除外ソース」にシートを登録します。連携していないと「除外ソースを追加」は押せず、「スプレッドシート連携が未完了です」と表示されます。

1. 「スプレッドシート連携」セクションのボタンを押し、Google の認可画面で許可します。連携ステータスが「連携済み」に変わります。
2. 「スプレッドシート除外ソース」の「除外ソースを追加」を押します。
3. 「表示名」に社内で分かる名前を入れ、「スプレッドシート URL」にシートの URL を貼り付けます。
4. 「シート名」で、読み取るシートを選びます。
5. 「向き」で 1 企業が行と列のどちらにあたるかを選び、「データ開始位置」で見出しを除いた開始位置を指定します。
6. 「企業名」「URL」「除外フラグ」で、それぞれの値が入っている列（または行）を選びます。
7. 「除外対象とみなすフラグ値」に、除外したい行に入っている値を登録します。シートにある値が候補として並ぶので、押して選べます。
8. 「プレビュー」を押して、除外される行を確認します。プレビューを実行するまで「追加する」は押せません。
9. 「追加する」を押すと一覧に並びます。

一覧には、表示名・スプレッドシート・シート・状態・更新日時が並びます。行の右で編集と削除ができ、編集では「有効にする」のチェックを外して一時的に止められます。

除外したいドメインを自社のシステムから配信できる場合は、「送信除外 API 連携」にそのエンドポイントを登録します。「エンドポイントを追加」で、名前・URL・認証トークンを入力します。認証トークンは追加時に必須で、編集画面では変更するときだけ入力します。

一覧の「テスト」を押すと接続を確認でき、成功すると取得できたドメインの件数が表示されます。失敗した場合はエラーの内容が表示されます。編集では「有効にする」のチェックで一時的に止められます。

「お問い合わせ返信の通知先」に登録した宛先には、送信先からの返信を検知したときに通知が届きます。チャネルは「メール」と「Slack Webhook」の 2 つで、宛先にはメールアドレスか Slack の Webhook URL を入れて「追加」を押します。

一覧では、行ごとに「無効化」「有効化」で通知を止めたり再開したりできます。削除すると、その宛先への通知は止まります。

「Notion 連携」を設定すると、返信を検知したときに Notion データベースへページが作られ、対応状況を Notion 側で管理できます。設定の前に Notion 側で準備が必要です。

1. Notion でインテグレーションを作成し、内部インテグレーションシークレットを控えます。
2. 書き込み先のデータベースを開き、「コネクトの追加」で作成したインテグレーションを接続します。
3. 設定画面の「Notion 連携」で、「インテグレーショントークン」に控えたシークレットを入れます。
4. 「データベース ID」にデータベースの URL を貼り付けます。ID の部分は自動で取り出されます。
5. 「ステータスプロパティ名」と「初期ステータス」を、Notion 側に実在する名前に合わせます。初期値は「ステータス」と「未対応」です。
6. 「保存する」を押します。
7. 保存したあと「プロパティを検出」を押すと、フォーム URL・送信元・件名などの書き込み先プロパティを選べるようになります。

「製品案内メールの配信」は、Form Pilot から機能の使い方や活用事例をまとめたメールを受け取るかどうかの設定です。「製品案内メールを受け取る」のスイッチで切り替えます。このセクションは組織のオーナーにだけ表示されます。

受け取る設定にしていても、いつでもこの設定から止められます。届いたメールの中の配信停止リンクからも止められ、停止すると「配信を停止しました」と表示されます。