システム開発を外注する前の5つの準備｜ベンダーが教える失敗しない発注のコツ
システム開発の外注を検討し始めたとき、多くの担当者が最初に感じる壁があります。「何をどこまで準備すればいいのか、全くわからない」というものです。
「要件定義が大事」「RFPを作れ」——そんな情報は目にするものの、システム開発の経験がない状態でどう手をつければいいのかわからず、そのまま問い合わせを後回しにしてしまう。そういった状況に陥っている方は少なくありません。
実は、この「準備不足のまま発注してしまう」ことが、システム開発の外注失敗の最大の原因です。私たちのような開発会社の視点から見ると、完成したシステムに「こんなはずじゃなかった」と感じるケースの多くは、発注前の準備段階に問題の根本があります。
この記事では、システム開発会社（秋霜堂株式会社）の立場から、発注前に必ず整理しておくべき5つの準備を解説します。「ベンダーがなぜこの情報を必要とするのか」という理由と合わせてお伝えしますので、準備の意義が腑に落ちた状態で取り組んでいただけるはずです。
記事の末尾にはチェックリストも用意しています。ぜひ最後まで読んで、最初の一歩を踏み出してください。
目次
失敗しないためのシステム開発の考え方と開発パートナー選定チェックリスト
この資料でわかること
こんな方におすすめです
外注したのにイメージと全然違うものが来た原因
よくある失敗例「画面のイメージが全然違った」「機能が足りない」
システム開発の外注を経験した方から、こんな声を聞くことがあります。
「完成したシステムを見たとき、自分が思い描いていたものと全然違った」 「一番使いたかった機能が入っていない」 「追加してほしいと言ったら、追加費用がかかると言われた」
これらはすべて、発注前の準備段階での問題が原因です。「ベンダーが悪い」「説明が足りなかった」と感じるかもしれませんが、開発会社の立場から正直に言うと、発注者が伝えてくれた情報でしか設計することができません。伝わっていない要件は、存在しない要件として扱われます。
失敗の根本原因はベンダーではなく「発注前の準備不足」
IPA（情報処理推進機構）の調査によると、システム開発プロジェクトの失敗原因のうち、要件定義の問題が多くを占めることが報告されています。「完成品が思っていたものと違う」「費用が想定より膨らんだ」「使われないシステムになった」——これらの失敗は、発注前の準備をしっかり行うことで大幅に減らすことができます。
外注前の準備が足りないと起きる5つの問題
準備不足のまま発注を進めると、具体的にどのような問題が起きるかを確認しておきましょう。
1. 複数社から届く見積もりが比較できない
要件が曖昧なまま複数のベンダーに問い合わせると、各社がそれぞれの解釈で見積もりを作るため、金額の前提が違いすぎて比較できない状態になります。
2. 開発途中で追加費用が発生し続ける
「これは当然入っているはず」と思っていた機能が要件書に明記されていなかった場合、追加作業として費用が発生します。プロジェクト完了時に当初予算の1.5〜2倍になるケースも珍しくありません。
3. 開発途中でスコープが膨らむ
「どうせなら、この機能も」「こちらの処理も自動化したい」という追加要求が開発途中から発生し、スケジュールと予算が崩れていきます。
4. リリース後にすぐ使われなくなる
現場の業務フローを整理せずに開発したシステムが、実際の業務とかみ合わず、結局使われなくなるケースがあります。開発前に「誰がどのように使うか」を整理できていないことが原因です。
5. 保守フェーズで誰も対応できない
「システムは完成した。でも、トラブルが起きたとき誰に連絡するのか」「機能を追加したいときどうすればいいのか」が決まっていないまま納品を迎え、困り果てるケースがあります。
これらはすべて、発注前の準備で防げる問題です。では、具体的に何を準備すれば良いのかを順番に解説します。
準備その1：目的と要件を言語化する
ベンダーが最初に聞くこと「なぜこのシステムが必要か」
開発会社に問い合わせると、最初に必ず「なぜこのシステムを作りたいのか」を聞かれます。「業務を効率化したい」という答えでは、次の質問が続きます。
「どの業務ですか？」「現在どんな問題が起きていますか？」「それによってどのような影響が出ていますか？」
これは意地悪をしているわけではなく、目的が明確でないと適切なシステムを設計できないからです。「業務効率化」という目的でも、解決すべき課題によって最適な設計は大きく変わります。
目的を言語化するための3つの問い
発注前に、以下の3つの問いに答えを用意してください。
問い1: 現在どんな問題が起きているか？ 「月末の集計作業に毎回3日かかっている」「Excelファイルのバージョン管理ができておらず、誤った数字で報告してしまった」など、具体的な問題を書き出してください。
問い2: システム導入後、何がどう変わっていればよいか？ 「集計作業が当日中に終わる」「最新データを誰でも正確に参照できる」など、「理想の状態」を言葉にしてください。
問い3: 誰がどのような場面で使うか？ ユーザーとなる人物（営業担当者、経理担当者など）、利用頻度（毎日・月次など）、利用環境（社内・外出先など）を整理してください。
この3つが整理できれば、ベンダーへの最初の問い合わせに必要な情報はほぼ揃っています。
準備その2：予算と優先順位を決める
「予算はいくらですか？」という質問に、「まず見積もりをもらってから決めます」と答える発注者は多くいます。しかしこれは、双方にとって非効率な進め方です。
予算は「守ってくれるもの」と考える
予算を先に提示することを「足元を見られる」と警戒する方もいますが、予算の提示はむしろ発注者を守ります。予算が明確であれば、ベンダーはその範囲内で最も価値の高いシステムを提案できます。予算なしの場合、「理想的だが高額な提案」と「現実的だが机上論になりやすい提案」のどちらに振れるかわかりません。
費用は3つに分けて考える
システム開発の費用は、開発完了で終わりではありません。以下の3つに分けて予算を考えてください。
費用の種類 |
内容 |
目安 |
|---|---|---|
初期開発費用 |
システムの設計・開発にかかる費用 |
全体の60〜70% |
初期環境構築費用 |
サーバー・ドメイン・セキュリティ設定など |
全体の10〜15% |
保守・運用費用（年間） |
バグ修正・機能追加・サーバー費用など |
初期開発費の10〜20%/年 |
機能の優先順位をつける（Must/Should/Could）
「全部必要です」と伝えると、見積もりが膨らみます。機能に優先順位をつけることで、予算内に収まるように設計してもらえます。
- Must（必須）: これがないとシステムの価値がない機能
- Should（重要）: あった方が良いが、なくても業務は回る機能
- Could（あれば）: 将来的に追加できれば十分な機能
最初の開発ではMustに絞り込み、ShouldやCouldは段階的な追加開発で対応する、という進め方がコストとリスクを抑えるうえで効果的です。
詳しい見積もりの確認方法については、システム開発における見積もりのチェックポイントもご参照ください。
失敗しないためのシステム開発の考え方と開発パートナー選定チェックリスト
この資料でわかること
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準備その3：機能要件リストと非機能要件を整理する
「要件定義書」という言葉に重圧を感じる方も多いですが、発注前の段階では完璧な文書は必要ありません。「現時点でわかっていることを整理した資料」で十分です。
機能要件の書き方（ユーザーストーリー形式で簡単に）
機能要件は「何ができなければならないか」を定義するものです。難しく考えず、「ユーザーストーリー」の形式で書くと整理しやすくなります。
形式: 「〔誰が〕〔何をしたとき〕〔どうなる〕」
例:
- 「経理担当者が月末に売上データを入力すると、自動で集計レポートが生成される」
- 「営業担当者がスマートフォンから顧客情報を参照できる」
- 「管理者が権限設定を変更すると、特定のユーザーが閲覧できるデータを制限できる」
この形式で書き出せる機能を全部リストアップするだけで、ベンダーとの認識ズレを大幅に減らすことができます。
非機能要件で見落としがちな3点
機能要件（何ができるか）と合わせて、非機能要件（どのように動くか）も整理してください。特に見落とされがちな以下の3点を確認しましょう。
1. セキュリティ要件
- 個人情報や機密情報を扱うか？
- アクセス権限の管理が必要か？
- セキュリティに関する社内規定やコンプライアンス要件はあるか？
2. パフォーマンス要件
- 同時接続ユーザー数の見込みは？
- データ量の増加見込みは？
- 応答速度の基準はあるか？（例：「検索結果は3秒以内に表示」）
3. 運用・保守要件
- 24時間365日の稼働が必要か、業務時間内だけでよいか？
- 障害発生時の許容停止時間は？
- バックアップの頻度・保管期間の要件は？
「今は考えていない」という項目があっても構いません。「未定」と記載しておくことで、ベンダー側からの提案を受けることができます。
準備その4：社内体制と意思決定者を明確にする
開発会社の立場から正直にお伝えすると、プロジェクトが途中で止まりやすいのは、社内の意思決定体制が曖昧なケースです。
「画面デザインを確認してもらったら、上の人から全面修正の指示が出た」「担当者が変わったら要件が変わった」——こうした状況が発生すると、開発スケジュールは大きく乱れます。
3つの役割を明確にする
発注前に、以下の3つの役割を社内で確認しておいてください。
1. プロジェクト窓口担当者 ベンダーとの日常的なやり取りを担当する人。週次の進捗確認、仕様の確認、資料のやり取りなどを担います。
2. 最終意思決定者 「このシステムでGoを出す」「この費用を承認する」など、最終判断を下す人。経営者、部門長など、誰がGoサインを出すかを明確にしておきます。
3. 現場代表者 実際にシステムを使う現場のキーパーソン。要件のヒアリングや画面確認など、現場感覚の確認をしてもらう人を指定しておきます。
この3つが明確になっていると、「確認事項が発生したときに誰に聞けばいいか」がはっきりし、プロジェクトがスムーズに進みます。
準備その5：開発後の保守・運用計画を描く
システム開発はリリースで終わりではありません。その後の保守・運用・機能追加をどう回すかの計画を持たないまま開発を進めると、リリース後にすぐ困る状況が生まれます。
保守・運用で考えておくべき3つの問い
問い1: 不具合が起きたとき、誰が対応するか？ 不具合対応の窓口（社内の担当者）と、ベンダーへの連絡方法、対応の優先度付け（業務に支障が出る不具合 vs 軽微な表示崩れ）を事前に決めておきます。
問い2: 機能を追加・変更したいとき、誰が判断するか？ リリース後に「この機能を追加してほしい」という要望が現場から出てきます。その要望を誰が取りまとめ、誰が承認し、いつベンダーに依頼するかのプロセスを決めておきます。
問い3: システムを誰が管理・運用するか？ ユーザーアカウントの追加・削除、マスタデータの更新、定期的なデータエクスポートなど、システムの日常的な管理作業を誰が担うかを決めておきます。
保守契約の種類も確認する
ベンダーとの保守契約には、主に以下の形があります。発注段階で希望する保守体制をある程度イメージしておくと、ベンダー選定の基準にもなります。
保守契約の種類 |
内容 |
向いている場合 |
|---|---|---|
スポット対応（都度契約） |
問題が発生したときに都度依頼する |
システムが安定していて変更が少ない場合 |
月次保守契約（定額） |
月額固定で一定時間の対応を確保する |
定期的な改善・更新が見込まれる場合 |
開発継続契約 |
継続的な機能開発を月額で依頼する |
システムを成長させ続けたい場合 |
保守体制については、受託開発のメリット・デメリットを徹底解説もご参照ください。
まとめ：外注依頼前の5チェックリスト
この記事でお伝えした5つの準備を、チェックリスト形式でまとめます。ベンダーへの問い合わせ前に、以下の項目を確認してください。
準備チェックリスト
準備1：目的と要件の言語化
- 現在起きている問題を具体的に書き出せている
- システム導入後の「理想の状態」を言葉にできている
- 誰がどのような場面で使うかを整理できている
準備2：予算と優先順位の決定
- 開発費・初期環境費・保守費の3区分でおおよその予算感を持っている
- 機能をMust/Should/Couldで分類できている
準備3：機能要件リストと非機能要件の整理
- 主要な機能をユーザーストーリー形式で書き出している
- セキュリティ・パフォーマンス・運用の非機能要件を確認している
準備4：社内体制と意思決定者の明確化
- プロジェクト窓口担当者を決めている
- 最終意思決定者（GoサインをだせるThe人）を明確にしている
- 現場代表者（実際に使う人のキーパーソン）を指定している
準備5：開発後の保守・運用計画
- 不具合発生時の対応フローを考えている
- 機能追加・変更の意思決定プロセスをイメージしている
- システム管理・運用を担当する人を決めている
「全部チェックできた」という状態でなくても大丈夫です。「ここはまだ決まっていない」という項目があれば、それをベンダーに伝えることで、一緒に整理する提案をしてもらえます。
重要なのは、「何を準備できていて、何がまだ決まっていないか」を自分で把握した状態で問い合わせることです。その状態さえできていれば、開発会社はあなたの課題解決を全力でサポートできます。
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