業務要件のまとめ方：非エンジニアでも書けるRFP前の要件整理術

「システム化したいのに、何を書けばいいか分からない」——そんな状態で立ち止まっていませんか。

開発会社に問い合わせようとしたら「まず業務要件を整理してください」と言われた。機能一覧を作ろうとしたが、そもそも何を書けばいいのかが分からない。ネットで調べると「要件定義書のテンプレート」はたくさん出てくるけれど、書いてある内容がエンジニア向けで難しすぎる。

こうした状況で立ち止まっているのは、あなただけではありません。システム化を検討している多くの非エンジニアの担当者・経営者が、同じ場所で詰まっています。

実は、問題はあなたの理解力ではなく、検索結果の多くが「要件定義書を作るエンジニア向けの解説」だからです。発注者側が開発会社に依頼する前の段階で何を準備すればよいかを、発注者の目線で解説した記事は非常に少ないのが現状です。

この記事では、受託開発会社として多くの発注者とヒアリングを重ねてきた秋霜堂株式会社の知見をもとに、非エンジニアの方が自力で業務要件を整理するための具体的な手順・フォーマット・チェックリストを提供します。「RFPや要件定義書を書くための準備」として業務を整理する、そのプロセスを一緒に進めましょう。

執筆者

秋霜堂株式会社 代表 石川瑞起

中学生でプログラミングを独学で習得し、HP制作やアプリ開発の事業を開始。 大学入学後に事業を売却し、トヨクモ株式会社へ入社。 3年間にわたり1製品の開発責任者を務めたのち秋霜堂株式会社を設立し、多数の企業をサポートしている。

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この資料でわかること

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「システム化したい」と思ったのに、なぜ最初の一歩が踏み出せないのか

「機能一覧を作ろうとしたら詰まった」——その詰まりは正常です

「受注管理をシステム化したい」という明確な目的があっても、「では具体的に何の機能が必要か」を書こうとすると手が止まります。

この詰まりは、あなたの知識不足のせいではありません。機能の一覧は、業務をきちんと整理した後に初めて見えてくるものだからです。

多くの非エンジニアの方が「機能要件→業務要件」の順番で考えようとしてしまいます。しかし正しい順番は「業務要件→機能要件」です。まず「業務として何をどう変えたいか」を整理し、それを受けて「そのためにシステムに何をさせるか」が決まります。

開発会社に「何ができますか？」と聞いて機能を並べてもらい、そこから選ぶという進め方をしてしまうと、後から「こんなシステムじゃなかった」という認識齟齬が起きやすくなります。あなた自身の業務を整理することが、出発点です。

業務要件を整理することが、すべての出発点

業務要件とは、簡単に言えば「自分の業務として、何をどう変えたいか」のことです。エンジニアが使う正式な定義は後でよいので、今はこれだけ覚えてください。

業務要件が明確であれば、開発会社はヒアリングの中で機能要件を一緒に整理してくれます。あなたが今すべきことは、業務要件を言語化することです。

業務要件と機能要件の違い——混同するとどうなるか

具体例で理解する——「売上管理を楽にしたい」は業務要件、「自動集計ボタン」は機能要件

業務要件と機能要件を混同しやすい理由は、どちらも「システムに関すること」として一緒くたに考えてしまうからです。次の対比を見てください。

業務要件の例（発注者が決める領域）

• 「毎月の売上集計に3時間かかっているので、30分以内で終わるようにしたい」
• 「受注担当者がバラバラにExcelで管理していて情報が錯綜するので、全員が同じ情報を見られるようにしたい」
• 「在庫不足による受注ミスをゼロにしたい」

機能要件の例（開発会社と一緒に決める領域）

• 「売上データを日次で自動集計し、グラフ表示する機能」
• 「複数ユーザーが同時アクセスできるクラウドベースの受注管理画面」
• 「受注時に在庫残数をリアルタイムチェックし、不足時にアラートを出す機能」

業務要件は「業務として実現したいこと・解決したい課題」であり、システムの専門知識は不要です。機能要件は「そのためにシステムがどう動くか」であり、こちらは開発会社と相談しながら決めていきます。

混同が引き起こす3つのトラブル

業務要件の整理を省略して機能要件だけを伝えると、次のような問題が起きやすくなります。

トラブル1: 「作ってもらったのに、使われないシステム」 現場の業務フローと合わない機能が実装され、結局使われないまま放置されます。業務要件を整理していれば、「この機能は実際の業務の流れと合わない」と事前に気づけます。

トラブル2: 追加費用・工期延長の連鎖 「こういうことができると思っていた」という認識のズレが、開発後に発覚して修正費用が発生します。要件定義段階の確認コストより、開発後の修正コストは数倍〜数十倍になることが一般的です。

トラブル3: 見積もりが高くなる 「業務要件が曖昧なまま」の状態で見積もりを依頼すると、開発会社はリスクを見込んで高め見積もりを出さざるを得ません。業務要件が明確であるほど、精度の高い見積もりが出てきます。

業務要件を整理する3ステップ（業務フローを軸に進める）

ステップ1：現状の業務フロー（As-Is）を書き出す

最初のステップは「今やっていること」を洗い出すことです。難しく考える必要はありません。A4の紙1枚でも、付箋紙でも、Excelでも構いません。

書き出す内容

• 誰が（担当者・部署）
• 何をしているか（作業・操作）
• どんな道具を使っているか（Excel、メール、FAX等）
• いつ・どのくらいの頻度で行うか

受注管理の例（As-Is）

完璧な図を描く必要はありません。「今の業務の流れ」が文章や箇条書きで書かれていれば十分です。

ステップ2：困っていること・非効率な部分を洗い出す

As-Isが書けたら、次はそこに「困っていること・無駄だと感じること・ミスが起きやすい場所」を書き加えます。

よくある課題のパターン

• 手作業で時間がかかりすぎる（例: 集計に毎月3時間）
• 情報が複数の場所にあって把握できない（例: 担当者ごとに別々のExcel）
• ミスが多い（例: 転記ミス・更新漏れ）
• 確認作業が遅い（例: 在庫確認のたびに電話が必要）
• 属人化している（例: 特定の人しか分からない手順がある）

ここで重要なのは「課題を数値で表現すること」です。「遅い」ではなく「在庫確認のたびに30分〜1時間の待ちが発生する」、「ミスが多い」ではなく「月に2〜3件の転記ミスが起きている」のように書くと、開発会社との会話がスムーズになります。

ステップ3：「どこをシステムに任せたいか」のスコープを決める

最後に「システムにやってもらいたいこと（To-Be）」の範囲を決めます。これをスコープ（範囲）と言います。

スコープを決めるコツ

• 今の課題の中で「最もインパクトが大きい課題」を1〜2個に絞る
• 「全部システム化したい」は避け、まず一番痛いところから始める
• 「社内でできること」と「システムに任せること」の境界線を明確にする

受注管理の例（スコープ決め）

• 「システムに任せること」: 受注データの入力・管理、在庫確認の自動化、全担当者へのリアルタイム共有
• 「引き続き人が行うこと」: 顧客への電話・メール対応、クレーム処理

このスコープが明確であれば、開発会社は正確な見積もりを出せます。

As-IsとTo-Beの書き方——業務フロー図を非エンジニアが描くコツ

As-Is（現状フロー）の描き方——まず「今やっていること」を列挙する

業務フロー図と聞くと難しそうに聞こえますが、非エンジニアの方が開発会社に渡す段階では、「誰が何をしているかが分かれば十分」です。

基本の形（スイムレーン形式）

縦軸に「関係者（担当者・部署・外部）」、横軸に「時系列の流れ」を置きます。

Wordの箇条書きでも、Excelの簡単な表でも、この形で書けていれば開発会社に十分伝わります。

To-Be（理想フロー）の描き方——「システムが代わりにやること」を仮置きする

As-Isを書いたら、「ここをシステムがやってくれたらいい」という箇所を仮置きしてTo-Beを描きます。

「こんなことできるかどうか分からない」という部分はそのままで構いません。「やりたいこと・理想の姿」として書いておけば、開発会社がヒアリングの中で実現可能かどうかを確認してくれます。

2枚並べると見えてくる「システム化の境界線」

As-IsとTo-Beの2枚を並べると、「どこからどこまでをシステムに担わせるか」の境界線が自然に見えてきます。この境界線こそが、開発のスコープです。

開発会社は「As-Is → To-Beの変化の中で、システムが担当する部分」を開発します。そのため、境界線が明確なほど、見積もりも設計も正確になります。

非エンジニアでも書ける業務要件シート——フォーマットと記入例

業務要件シートの6つの項目

以下のフォーマットを使って業務要件を整理してください。ひとつの業務テーマ（例: 受注管理）に対して1枚作成します。

記入例——受注管理のシステム化を例に

「完璧でなくてよい」——開発会社はたたき台から一緒に深掘りします

このシートを完璧に埋められなくても問題ありません。「業務量が分からない」「スコープが決められない」という部分は空欄のままでも構いません。

重要なのは、「現状の問題・課題（2番）」と「達成したい業務ゴール（3番）」がある程度書けていることです。この2つがあれば、開発会社は残りの情報をヒアリングで引き出すことができます。

「完璧なシートを持っていかなければならない」というプレッシャーを手放してください。開発会社にとって、このシートは「ゼロからヒアリングする」より「たたき台をもとに深掘りする」ほうが、圧倒的に対話しやすいのです。

開発会社の初回ヒアリングで持参すると喜ばれる資料

必須：業務要件シート ＋ 業務フロー図（As-Is / To-Be）

前のセクションで作成した業務要件シートとAs-Is/To-Beのフロー図（箇条書き程度でOK）の2点が揃っていれば、初回ヒアリングとして十分です。

開発会社は「あなたの業務を理解すること」からヒアリングを始めます。この2点があるだけで、ヒアリングの質が大きく変わります。

あると会話が深まる3つの補足資料

以下の資料があると、開発会社との対話がさらにスムーズになります。

1. 現状使っているExcelや帳票のサンプル 実際に使っているExcelのフォーマット・入力項目・集計ルールを見るだけで、開発会社は「何のデータをどう扱うか」を素早く理解できます。機密情報は伏せて共有してください。

2. ユーザー数・データ量の概算 「何人が使うか」「月何件のデータが発生するか」という数字は、システムの規模設計（サーバーの性能・コスト）に直結します。正確な数字でなくても、オーダー感（10人規模なのか100人規模なのか）が分かれば十分です。

3. 連携が必要な外部サービスの一覧 「このシステムと、すでに使っているクラウド会計ソフトを連携させたい」「ECサイトと受注管理を連動させたい」という場合は、連携先のサービス名を書き出しておいてください。外部連携は開発コストに大きく影響するため、早期に確認が必要です。

「資料が未完成でも問い合わせてよい」——プロに頼るタイミング

業務要件シートが完成していなくても、「整理が難しくて困っている」という段階で問い合わせることは、まったく問題ありません。

秋霜堂株式会社では、「構想段階からの伴走」を強みとしており、「まだ要件がまとまっていない」という段階からのヒアリング・業務整理の支援に対応しています。「完璧にまとめてから問い合わせなければ」というプレッシャーは必要ありません。

まとめ：業務要件整理チェックリスト

初回ヒアリングの前に、以下のチェックリストを確認してください。

• 対象業務の現状（As-Is）を箇条書きまたは図で書き出せている
• 現状の問題・課題を2〜3つ以上、できれば数値で書けている
• システム化によって「どうなりたいか（業務ゴール）」を書けている
• システムを使う人数・業務量（おおよそ）を書けている
• 「システムに任せること」と「人が続けること」の境界線がおおよそ決まっている
• 業務要件シートのうち、2番（課題）と3番（ゴール）が埋まっている

全項目をクリアしなくても大丈夫です。「課題」と「ゴール」が書けていれば、開発会社との対話は十分に始められます。

業務要件の整理は、システム開発成功の土台です。「何を作るか」ではなく「業務として何を実現したいか」を明確にするこの作業が、後の要件定義・設計・開発のすべてに影響します。

ぜひこの記事のフォーマットをたたき台にして、あなたの業務要件を書き出してみてください。

秋霜堂株式会社について

秋霜堂は、Web開発・AI活用・業務システム開発を手がけるシステム開発会社です。要件定義から設計・開発・運用まで一貫してご支援しています。

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