発注者のためのRFP（提案依頼書）書き方ガイド｜ベンダーが本気になるテンプレートと記載例

上司から「複数のシステム開発会社に提案をもらうので、RFP（提案依頼書）を作ってほしい」と依頼されたとき、どこから手をつければよいかわからなくて困ったことはないでしょうか。テンプレートをダウンロードしてみたものの、各項目に何を書けばいいのかわからず、作業が止まってしまう——そのような状況は、RFPを初めて作成する担当者の方にとってとても一般的な経験です。

RFPは「完璧な仕様書」である必要はありません。ベンダーが提案を作成するために必要な情報を、過不足なく伝えることが目的です。この観点を押さえておくだけで、RFP作成に対する心理的なハードルはぐっと下がります。

この記事では、実際にシステム開発会社（受注側）としてRFPを受け取り、数多くの発注案件に向き合ってきた秋霜堂株式会社の視点から、「ベンダーが本気になるRFP」の書き方をご紹介します。単に「何を書くか」ではなく、「なぜその項目が重要なのか」「どう書けば良い提案が来るのか」という考え方ごと身につけていただける内容を目指しました。

RFPの記載項目・書き方のポイント・よくある失敗パターンを網羅した上で、実際にドラフトを作成できる無料テンプレートも最後にご案内します。この記事を読み終えた後、「今週中にRFPのドラフトを仕上げられそう」という感覚を持っていただけるはずです。

RFP（提案依頼書）とは？システム開発発注に必要な理由

RFP（Request For Proposal：提案依頼書）とは、複数のベンダーに対して同じ条件下で提案を求めるための文書です。発注したいシステムの背景・課題・目的・要件・予算感・スケジュール・選考方法などをまとめ、ベンダーに配布することで、比較可能な提案を集めることができます。

システム開発の発注において、なぜRFPが必要なのでしょうか。口頭や概要資料だけで複数社に提案依頼をすると、さまざまな問題が生じます。以下のセクションで、具体的に確認しましょう。

RFPを作らずに発注するとどうなる？（実際に起きる問題3つ）

問題1：提案内容がバラバラで比較できない

RFPなしに複数のベンダーへ発注依頼をすると、各社が異なる前提条件で提案を作成します。A社は「フルスクラッチ開発」、B社は「パッケージカスタマイズ」、C社は「クラウドSaaS活用」でそれぞれ提案を出してきた場合、価格も期間も前提条件も違うため、まともな比較ができません。RFPは「全社に同じ条件で提案してもらうためのルール」として機能します。

問題2：後から要件変更が多発して追加費用が発生する

発注前に要件を文書化していないと、開発中に「やっぱりこの機能も必要でした」「あの仕様は変わりました」という状況が頻発します。RFPを作成するプロセスが、社内の要件整理を強制的に進める効果があり、後からの仕様変更・追加費用を防ぐ安全弁になります。

問題3：選定の根拠が残らず、社内説明ができない

経営層や上司への稟議・報告の場面で、「なぜこのベンダーを選んだのか」を合理的に説明する必要があります。RFPと評価基準があれば、選定過程が文書として残り、透明性のある意思決定が実現できます。

RFI・RFQとの違い

RFPと混同されやすい用語として、RFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）があります。

システム開発の外部委託では、まずRFIで候補ベンダーを絞り込み、次にRFPで提案内容を比較し、最終的にRFQで価格の詳細確認をするというフローが一般的です。ただし、規模の小さい案件ではRFPとRFQをまとめて作成するケースも多くあります。システム開発の発注フロー全体についてはこちらも参考にしてください：システム開発の外部委託を成功させる発注フロー。

RFP作成前に整理すること（着手の壁を越える前準備）

多くの担当者が「要件が固まっていないのにRFPが書けない」という悩みを抱えています。しかし実際には、要件が完全に確定していなくてもRFPは作成できます。むしろ、RFPを書く作業が社内の要件整理を促進するという側面があります。

「要件が曖昧なままでもRFPは書けるのか？」という疑問への答え

結論から言えば、要件が100%固まっていなくてもRFPは書き始められます。

ベンダー側の視点で言えば、「要件が完全に決まっていないから提案できない」ということはほとんどありません。むしろ、発注者の課題・背景・目的が明確に書かれているRFPであれば、要件の細部が未確定でも「私たちならこう解決します」という提案が可能です。

大切なのは「完璧な仕様書」ではなく、「ベンダーが提案を作るために必要な文脈」を伝えることです。具体的には、以下の3点が押さえられていれば、最初のドラフトとして十分です。

• なぜこのシステムが必要なのか（背景・課題）
• 何が解決されれば成功なのか（目的・目標）
• おおよそのスケジュールと予算感

逆に「要件を全部固めてからRFPを書こう」と考えると、いつまでも書き始められません。ある程度の不確定要素は「ベンダーと協議の上、確定させる予定」と明記すれば問題ありません。

社内関係者へのヒアリング：誰に何を聞くべきか

RFPを書き始める前に、社内の関係者へのヒアリングを行いましょう。「情報が集まってから書く」のではなく、「書くための情報を集める」という感覚で進めることをおすすめします。

ヒアリングすべき関係者と確認事項

ヒアリングの内容をメモにまとめながら、「これはRFPのどのセクションに書けるか」を意識すると、自然と各項目が埋まっていきます。

RFPに記載すべき必須項目と書き方（セクション別解説）

RFPの構成は大きく3つのセクションに分かれます。「概要（背景・課題・目的）」「提案依頼内容（要件・スケジュール・予算感）」「選考方法（評価基準・スケジュール）」です。それぞれのセクションについて、書き方のポイントをベンダー目線で解説します。

【セクション①】概要（背景・課題・目的・目標）の書き方

このセクションがRFPで最も重要です。ベンダーはここを読んで「どんな案件か」「自分たちが貢献できるか」を判断します。

背景・課題の書き方

背景と課題は、具体的な数値を使って現状を描写することが重要です。「業務が非効率」ではなく、「月末の集計作業に毎月30時間かかっており、人件費換算で年間○万円のコストになっている」という書き方が理想的です。

目的・目標の書き方

目的は「なぜシステムを導入するか」、目標は「導入後に何が変われば成功か」を記載します。定量的な目標が書けると理想的です。

• 目的：在庫の可視化により、欠品・過剰在庫によるロスを削減する
• 目標：在庫差異の把握を月次→日次にする / 欠品率を現状の3%から1%以下にする

【セクション②】提案依頼内容（機能要件・非機能要件・スケジュール・予算感）の書き方

機能要件の書き方

機能要件は「必須機能（Must）」「あれば望ましい機能（Want）」「対象外（Out of scope）」の3つに分類して記載すると、ベンダーが提案範囲を判断しやすくなります。

非機能要件の書き方

セキュリティ要件・可用性（稼働率）・パフォーマンス（応答速度）・データ量・利用者数の想定などを記載します。初めて書く場合は、情報システム担当や外部のITコンサルタントに確認しながら記載することをおすすめします。

スケジュールの書き方

「いつまでに稼働させたいか」の希望日程と、「提案締め切り」「ベンダー選定完了予定」「契約締結予定」「開発開始予定」の各マイルストーンを記載します。無理なスケジュールはベンダーが辞退する原因になります。余裕を持った設定が優れた提案につながります。

予算感の書き方

「予算は非公開です」とするRFPをよく見ますが、これはベンダー側からすると提案のしようがなく、質の低い提案につながりやすいです。「○万円〜○万円の範囲で検討中」「上限○万円まで」のように概算でも良いので開示することを強くおすすめします。

予算を開示するメリット：

• ベンダーが予算内で実現可能な最善の提案を作成できる
• 予算オーバーな提案が来るリスクを減らせる
• 「予算が合わない」という理由でのベンダー辞退を防げる

【セクション③】選考方法（評価基準・選考スケジュール・提出方法）の書き方

評価基準の書き方

どのような観点でベンダーを評価するのかを事前に示すことで、ベンダーは「自社の強みをどこでアピールすべきか」を判断できます。

評価基準の例：

選考スケジュールと提出方法

RFP配布日・質問受付期限・提案書提出締め切り・選定結果通知予定日を明記します。また、提案書の提出方法（メール・郵送・オンラインストレージ等）とフォーマット要件（ページ数・ファイル形式等）も記載しましょう。

ベンダーが本気になるRFPにするための3つのポイント

システム開発会社（受注側）として、「この案件には全力で取り組みたい」と思うRFPと、「なんとなく提案を出すけど期待は薄い」と感じるRFPには、明確な違いがあります。前者に近づけるための3つのポイントをお伝えします。

ポイント①：具体的な数値・指標を使う

「処理速度を改善したい」ではなく「現在5秒かかるページ読み込みを2秒以内にしたい」という書き方は、ベンダー側の技術者にとって非常に具体的な目標になります。

数値が書けるポイントの例：

• ユーザー数：現在50名、3年後には200名まで拡張できることが望ましい
• データ量：月間1万件の注文データを処理する
• 稼働率：99.5%以上（計画メンテナンス時間を除く）
• 応答速度：通常操作で3秒以内のレスポンス

このような指標がRFPに書かれていると、ベンダーは「このシステムに必要な技術スペックはこれくらいだ」と具体的に試算できます。結果として、現実に即した提案が来る確率が上がります。

ポイント②：「なぜこのシステムが必要か」の背景を丁寧に書く

ベンダーが最も知りたいのは、「何を作るか」よりも「なぜそれが必要なのか」という文脈です。

システム開発会社は、要件を形にするだけでなく、「その要件で本当に課題を解決できるのか」を考えながら提案を作ります。背景が丁寧に書かれていると、「この要件だと課題の本質には届かない。こういうアプローチの方がいいのでは」という付加価値の高い提案が来やすくなります。

事業背景の記載例： 「当社は地方に20拠点を持つ製造業で、各拠点での在庫状況をリアルタイムで把握できていないことが、本社の仕入れ判断を遅らせています。今回のシステムは、在庫の可視化による仕入れリードタイム短縮と、欠品機会損失の削減が主目的です。上場を視野に入れており、3年以内の内部統制強化も背景にあります。」

このような背景を書くだけで、ベンダーは「上場準備中の企業なので、監査対応を見据えたログ設計が必要」「仕入れ担当者向けのダッシュボードが重要」という具体的な観点で提案を考え始めます。

ポイント③：評価基準を事前に開示する

ベンダーが「自分たちが選ばれる可能性があるか」を判断できる情報を提供することで、本気で提案を作ってもらえる確率が上がります。

例えば「実績重視（大規模案件の経験がある大手のみ）」なのか「提案の質・独自性重視」なのかによって、どのベンダーが辞退し、どのベンダーが応募するかが変わります。評価基準を公開しておくと、ミスマッチが減り、提案を受け取った後の選定もスムーズになります。

また、評価基準は選定後の社内説明（「なぜこのベンダーを選んだのか」の根拠）にもなります。経営層や上位管理職への報告の場面でも、RFPに明記した評価基準をそのまま使えます。

よくある失敗パターン（これをやると期待外れの提案が来る）

実際にベンダー（受注側）としてRFPを受け取ってきた経験から、「このRFPでは本気になれない」「質の高い提案ができない」と感じたパターンをご紹介します。自社のRFPを仕上げる前に、セルフチェックとして活用してください。

失敗パターン1：「目的が書かれていない」

「○○システムを開発してほしい」という依頼だけで、なぜそのシステムが必要なのかが書かれていないRFPは、提案の質が下がります。ベンダーは要件を形にするだけで精一杯になり、「本当にこのやり方で課題を解決できるか」を考える余裕がなくなります。

失敗パターン2：「要件が曖昧すぎる」または「詳細すぎる」

「何でも柔軟に対応してほしい」という曖昧な要件も困りますが、「全画面のピクセル単位でのUI仕様」のような過度に詳細な要件も問題です。前者は見積もりができず、後者は受注側が「この仕様通りに作るだけ」というモードになってしまい、創造的な提案が来なくなります。適度な要件定義で「委ねる部分」と「指定する部分」のバランスを意識しましょう。

失敗パターン3：「予算を非開示にする」

先ほどもお伝えしましたが、予算非開示のRFPはベンダー側が対応を迷います。100万円で実現できる規模のシステムなのか、1億円のプロジェクトなのかによって、提案の構成も体制も全く変わります。概算でも構わないので、予算感は伝えましょう。

失敗パターン4：「提案期間が短すぎる」

「来週中に提案書を出してほしい」という依頼は、現実的な提案書を作成するには短すぎる場合がほとんどです。通常、RFP受領から提案書提出まで2〜4週間は必要です。短すぎる期限は、ベンダーが辞退するか、急ごしらえの表面的な提案が来る原因になります。

失敗パターン5：「選考基準が不明」

何を重視して選ぶのかが不明だと、ベンダーは「とにかく安い価格を出す」か「実績を羅列する」かのいずれかになりがちです。どのような観点で評価するかを明示することで、RFPの趣旨に合った提案が集まります。

失敗パターン6：「質問窓口が不明確」

RFPを受け取ったベンダーは、必ず確認したい点があります。質問の受付方法・受付期限・回答方法（全社共有か個別対応か）が書かれていないと、ベンダーは質問をためらい、不明点を「自己解釈」したまま提案書を作成します。結果として意図とずれた提案が来ることになります。

RFPテンプレートを使って今日からドラフトを始めよう

この記事で学んだ「RFPの書き方・考え方」を実際のドラフト作成に活かしていただくために、秋霜堂株式会社ではRFP（提案依頼書）テンプレートを無料で提供しています。

RFPテンプレートをダウンロードする（無料）

このテンプレートには、本記事で解説した以下の要素がすべて含まれています。

• セクション①〜③の記載フォーマット
• 各項目に対する記載例と記入ガイド
• 評価基準テーブルのひな型
• よくある失敗パターンのチェックリスト

ダウンロード後は、まず「概要セクション（背景・課題・目的）」から埋め始めることをおすすめします。最初から全項目を完璧に埋めようとせず、「社内関係者にヒアリングが必要な箇所」は空欄にしたままドラフトを関係者に共有し、フィードバックを受けながら完成させていく進め方が現実的です。

また、「RFPの書き方について相談したい」「自社の状況に合った発注方法を知りたい」という方は、お問い合わせフォームからお気軽にご相談ください。

まとめ：「完璧」より「伝わる」RFPを目指そう

この記事でお伝えしてきたポイントを振り返りましょう。

• RFPは「完璧な仕様書」である必要はない。ベンダーが提案を作るために必要な文脈（背景・課題・目的・要件の概要・予算感・選考方法）を伝えることが目的です
• 要件が曖昧でもRFPは書き始められる。「RFPを書く作業が社内の要件整理を促進する」という捉え方で着手しましょう
• ベンダーが本気になるRFPの3要素は「具体的な数値」「丁寧な背景説明」「評価基準の事前開示」です
• よくある失敗パターン（目的不明・予算非開示・提案期間が短すぎる・質問窓口不明確）を事前に押さえておくことで、期待外れの提案を防げます

RFPを書くことは、最初は大変に感じるかもしれませんが、一度作成プロセスを経験すると、次回からは格段にスムーズになります。そして、質の高いRFPを作成できるようになると、ベンダーからの提案の質も上がり、システム開発の成功確率が高まります。

「完璧なRFPを一発で作る」ことを目指すのではなく、「まずドラフトを書いて、関係者にフィードバックをもらいながら改善する」スタンスで進めてみてください。その最初の一歩をサポートするために、無料RFPテンプレートをご活用ください。

発注者として優れたRFPを作ることが、良いシステム開発パートナーを見つける第一歩です。ぜひ、今日からドラフトを書き始めてみてください。