業務システムとは？開発のメリット・デメリットや他システムの違いを解説
業務システムとは、日々の業務の効率化や品質向上を実現するためのシステムです。自社ならではの業務システムを開発することで、管理会計や生産管理、販売管理などさまざまな業務を効率化でき、情報管理が容易に行えます。
本記事では、業務システムの概要と他のシステムとの違い、業務システム開発のメリット・デメリット、開発工程を解説します。また、システム開発会社の選び方や外注のポイントも合わせて紹介します。
目次
失敗しないためのシステム開発の考え方と開発パートナー選定チェックリスト
この資料でわかること
こんな方におすすめです
- システム開発を検討しているが、失敗したくない
- 開発パートナーを選定しているが、選び方がわからない
- システム開発の失敗パターンを知っておきたい
業務システムとは
業務システムとは、企業や組織が業務プロセスを効率化し、情報を適切に管理・活用するためのソフトウェアやシステムの総称のことです。
企業や組織内のさまざまな業務に導入可能で、例えば、会計、人事、在庫管理、顧客情報管理など、幅広い分野で活用されています。
一般的には、企業規模や業務内容に応じて独自開発されます。自社の業務に特化した専用の業務システムを開発することで、業務効率化や業務コストの削減が実現し、企業価値を向上させることが可能です。
業務システムの種類
業務システムは、企業の業務効率化や情報管理を目的としたソフトウェア・システムであり、さまざまな種類があります。
具体的には、以下のシステムが挙げられます。
会計管理（財務管理）
会計管理システムは、企業の財務状況を正確に把握し、管理するためのシステムです。日々の取引の記帳から、決算書の作成、税務申告まで、会計業務全般をサポートします。資金の流れを可視化することで、経営判断の迅速化や健全化に貢献します。
生産管理（製造プロセス最適化）
生産管理システムは、主に製造業で導入され、製品の生産計画から出荷までの一連のプロセスを最適化するシステムです。原材料の調達、在庫管理、工程管理、品質管理などを一元的に管理し、生産性の向上、納期の遵守、コスト削減を実現します。
販売管理（在庫・請求管理）
販売管理システムは、商品の受注から納品、請求、入金まで、販売に関わる一連の業務を管理するシステムです。在庫数のリアルタイムな把握や、請求書発行の自動化などにより、販売機会の損失を防ぎ、業務の効率化を図ります。
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人事管理（給与・年金管理）
人事管理システムは、従業員の情報を一元管理し、人事関連業務を効率化するシステムです。従業員の基本情報、経歴、評価などをデータベース化し、給与計算や社会保険、年末調整といった労務管理をサポートします。
勤怠管理（出退勤データ管理）
勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻、休憩、休暇取得状況などを記録・管理するシステムです。タイムカードやICカード、PCログなど多様な方法で打刻でき、労働時間を正確に把握することで、法令遵守や適切な給与計算を支援します。
顧客管理（CRM）
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報を一元管理し、顧客との良好な関係を構築・維持するためのシステムです。顧客の属性、購買履歴、問い合わせ履歴などを記録・分析し、個々の顧客に合わせたアプローチやサービスの向上を実現します。
営業支援（SFA）
SFA（Sales Force Automation）は、営業担当者の活動を支援し、営業プロセス全体の効率化を図るシステムです。商談の進捗状況、顧客とのやり取り、日報などを管理・共有することで、営業活動の可視化や標準化を促進し、組織全体の営業力強化につなげます。
これらのシステムは各業務分野に特化しており、業務プロセスの最適化や効率向上に貢献します。
業務システムと他システムの違い
業務システムと他の企業向けシステムは、それぞれ目的や対象範囲が異なります。ここでは、基幹システム、情報系システム、ERPとの主な違いを解説します。
基幹システムとの違い
基幹システムは、生産・販売・会計といった企業の経営に不可欠な根幹業務を管理するものです。そのため、システムが停止すると事業全体に深刻な影響を及ぼす可能性があります。一方、業務システムは、特定の部門や業務に特化しているため、万が一停止しても代替手段で対応できる場合が多い点で異なります。
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情報系システムとの違い
情報系システムは、メールやチャット、スケジュール管理ツールのように、社内外のコミュニケーションや情報共有を円滑にすることを目的としています。一方、業務システムは特定の業務プロセスそのものを効率化・自動化する点に特化しているという違いがあります。
ERPとの違い
ERP（Enterprise Resource Planning）は、企業の持つ「ヒト・モノ・カネ」といった経営資源全体を統合的に一元管理するシステムであり、基幹システムの各機能をまとめたようなものです。企業全体の資源を広く管理するERPに対し、業務システムは特定の業務範囲に絞って導入される点で異なります。
業務システム開発のメリット
業務システム開発のメリットを理解しておくと、自社で導入・開発すべきかどうかの判断を容易に行えます。ここでは4つのメリットを解説します。
必要な情報へ迅速にアクセスできる
自社独自の業務システムを開発して導入すれば、情報をデータベースで管理できます。その結果、情報の保存や検索が容易になり、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになる点がメリットです。
従来、多くの企業では紙ベースでの情報管理が一般的でした。しかし、紙媒体は保管スペースの確保、情報検索の非効率性、紛失や劣化のリスクなどの課題がともないます。業務システムの導入により、これらの課題解決が見込めます。
また、デジタルデータはバックアップや複製を容易に行え、災害時のリスク管理にも有効です。情報の共有や更新がリアルタイムで行えるため、組織全体の情報連携の強化が実現します。
手作業による業務を自動化する
業務システムを導入すると、手作業で行っている多くの業務を自動化して、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
具体的には、データ入力や集計作業を自動化できます。また、入力値の自動計算や検証、データの整合性などの確認機能を実装すれば、人為的なミスの削減も可能です。さらに、業務品質のばらつきを抑えて均一化を図ることもできるため、業務への信頼性や確実性が高まり、結果的に企業価値の向上にもつながります。
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進行状況や問題点をリアルタイムで把握できる
業務を可視化して進行状況や問題点を把握しやすいことも、業務システム開発のメリットです。各業務の進行状況や問題点をリアルタイムで把握できるようになるため、どこで問題が起こりやすいのか、どの業務に時間がかかるのか、ボトルネックになっている作業などを洗い出せます。
また、業務を見える化することで従業員間の情報共有を促進できるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
さらに、データ分析を通じて業務の改善点を発見し、業務改善を推進することも可能です。
データ蓄積・活用による意思決定の支援を期待できる
業務システムは、日々の業務を通じて得られる販売実績、顧客情報、生産効率といった多様なデータを継続的に蓄積します。これらの蓄積されたビッグデータを分析・活用することで、これまで勘や経験に頼りがちだった経営判断を、客観的なデータに基づいて行えるようになります。
例えば、売上の傾向を分析して将来の需要を予測したり、顧客の購買パターンから効果的なマーケティング戦略を立案したりすることが可能です。データに基づいた的確な意思決定は、新たなビジネスチャンスの創出や経営リスクの低減につながり、企業の競争力強化を後押しします。
最適な人員配置が可能になる
自社に合わせた業務システムを開発・導入すれば、各従業員のスキルや業務負荷を可視化して最適な人員配置を行い、より戦略的にリソースを投入できるようになります。そのため、ROI（投資利益率）の向上が実現します。
人的投資の最適化により、特定の業務に過度な負荷がかかることを防ぎ、組織全体のバランスを保つことができるでしょう。適材適所な業務配置により、従業員の満足度向上や離職率の低下も期待できます。
失敗しないためのシステム開発の考え方と開発パートナー選定チェックリスト
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業務システム開発のデメリット
業務システムの運用効果を最大化するには、事前にデメリットを理解し対策を立てることが重要です。ここでは、代表的な3つのデメリットを解説します。
コストがかかる
業務システムの開発や導入には、莫大な時間的、費用的コストがかかることが大きなデメリットです。
一般的な開発・導入のプロセスは、要件定義、システム設計、構築、テスト運用、導入、本格運用の順に、段階的に進められます。各工程では、社内での意思決定と開発会社とのコミュニケーション、合意形成、要件精査から仕様確定に至るまで、さまざまなタスクが生じるため、円滑に進めなければなりません。
また、開発過程で要件の変更や追加が発生すると、スケジュールの遅延や予算の超過リスクが高まる点に注意が必要です。
システム障害が発生すると業務全体が停止する
業務システムは企業の中核を支える重要な存在であり、事業の継続性に直結する要素です。そのため、システム障害が発生すると業務全体が停止するリスクがあります。
例えば、基幹システムがトラブルを起こすと受注処理や在庫確認ができず、業務に多大な影響を及ぼす可能性があります。業務停滞によりサービスを提供できなくなると、企業の信用や収益に直接的なダメージを与えることにも留意しておきましょう。
リソースが必要になる
たとえ自社向けに開発した業務システムを導入する場合でも、従業員にはシステムの操作・運用に必要なスキルや専門知識が求められます。
複雑なシステムや高度な機能を持つシステムの場合は、従業員が適応するまでに時間がかかり、研修や教育にコストが発生することが避けられないでしょう。
また、社内にスキルや知識を有する人材が不足する場合は、新たな人材の採用、アウトソーシングなどを検討しなければなりません。
業務システム開発の一般的な工程
一般的に、業務システム開発の工程は、次の流れで進められます。
- 導入目的と業務上の課題を洗い出す
- システムの設計を行う
- コードを記述してシステムを構築する
- システムの運用を開始する
- システムを運用・保守する
各工程の具体的な進め方を解説します。
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導入目的と業務上の課題を洗い出す
システムを導入するにあたって、まずは自社の業務上の課題や改善したいポイントを明確にすることが重要です。たとえば、「どんな機能が必要か」「どのくらいの予算を想定しているか」「セキュリティ面での要件はあるか」といった点を事前に整理しましょう。
このような工程を「要件定義」と呼びます。要件定義は業務システム開発の根幹をなす重要なステップです。要件定義の時点で認識のズレや曖昧な部分があると、開発が進んでから手戻りや追加コストが発生するリスクが高くなります。
自社内での情報整理に加え、必要に応じて外部パートナーと綿密にコミュニケーションをとることが大切です。
システムの設計を行う
要件定義で明確になった要件をもとに、システムの設計を行います。システム設計では、構成やUI、UXを具体的に検討することが重要です。
設計工程は、大きく「外部設計」と「内部設計」に分かれます。
- 外部設計：ユーザーインターフェースや画面レイアウト、操作フローなど、ユーザーが直接触れる部分の設計を行う
- 内部設計：データベースの構造やプログラムのロジック、モジュール間のインターフェースなど、システム内部の詳細な設計を行う
コードを記述してシステムを構築する
設計が完了すると、エンジニアは詳細設計書にもとづいたコードを記述してシステムを構築します。
システムの開発過程では、各モジュールや機能が設計通りに動作するかを確認するためのテストを実施します。テストは通常、単体テスト、結合テスト、システムテスト、運用テストの順に行われ、各段階で不具合の検出と修正を行い、再度テストを繰り返すのが一般的です。
システムの運用を開始する
テスト工程を経て、システムが要件を満たしていることが確認されれば、システムを本番環境へ移行して運用開始します。
システムの運用開始前には、導入環境を整えておかなければなりません。システム開発側では、クライアントがスムーズに導入できるようにサポートを実施します。
なお、業務システムの運用開始直後は予期せぬ不具合が発生する可能性があるため、迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。
システムを運用・保守する
業務システムの運用開始後は、日常的な運用と保守が始まります。
保守業務では、システムの安定稼働を監視します。また、必要に応じて定期的なメンテナンスを実施し、ユーザーからの問い合わせに対応したり操作マニュアルの更新などを行ったりします。
長期的に業務システムを運用するには、改善やアップデート、機能追加、法令改正への対応を行って、システムの有用性を維持・向上させることが重要です。
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業務システム開発の方法
業務システムの開発方法には、主に自社開発とシステム開発会社への外注の2つの方法があります。
自社で開発する
自社開発のメリットは、業務フローに即したシステムを開発できる点です。要件調整やカスタマイズがしやすく、柔軟な機能追加や段階的な拡張が可能です。
ただし、自社開発には専門的なスキルを持つエンジニアの確保が必要となるため、特に高度な技術を要する場合は、採用や育成に時間とコストがかかります。
また、開発には膨大な時間とリソースがかかり、スケジュール管理が難しくなります。社内リソースの集中による他業務への影響も考慮しなければなりません。
システム開発会社へ外注する
システムの開発会社へ外注するメリットは、経験豊富な専門家による高品質なシステムを開発・導入でき、開発期間の短縮によって社内リソースを他業務に集中できる点です。
ただし、自社開発に比べて開発コストが高くなる傾向がある点に注意しなければなりません。複雑な要件やカスタマイズが多い場合は予算を超える可能性があるため、予算管理が重要です。
また、外部開発会社とのコミュニケーション不足による認識のズレや仕様変更もリスクとなりやすいです。さらに、長期的な運用・保守体制も確認しておく必要があるでしょう。
自社開発（内製）と外注の比較表
自社開発（内製） | 外注 | |
|---|---|---|
コスト | ・初期費用は人件費が中心 ・長期的にはコストを抑えられる | ・初期開発費用は高額になる傾向 ・予算が明確で管理しやすい |
スピード | ・社内リソースやスキルに依存 ・人材が揃っていなければ時間がかかる | ・専門チームによる迅速な開発が期待できる |
カスタマイズ性・柔軟性 | ・非常に高い ・仕様変更に柔軟に対応可能 | ・契約の範囲内での対応 ・追加・変更には別途コストが発生 |
技術・ノウハウ | ・社内に専門人材の確保が必要 ・ノウハウが社内に蓄積される | ・外部の専門知識や最新技術を活用できる ・社内にノウハウが蓄積されにくい |
コミュニケーション | ・密な連携が可能で、認識のズレが起きにくい | ・意思疎通に工夫が必要 ・定期的な進捗確認が不可欠 |
リスク | ・プロジェクトの成否が社内リソースに直結 ・担当者の退職リスク | ・開発会社の選定失敗リスク ・外部への依存度が高まる |
システム開発会社の選び方
システム開発会社は数多くあるため、外注時の選定に悩むことがあるかもしれません。以下のポイントを基準に選べば、自社に合った開発会社を選びやすくなります。
開発実績
システム開発会社の選定時に、特に意識したいのが開発実績です。開発会社によって、得意な分野や実績が異なるためです。
過去にどのようなプロジェクトを手掛けてきたかを確認し、自社が計画しているシステムと類似した開発経験があるかを調べてください。自社と同じ業界や同様のシステム開発経験が豊富な会社は、要件の理解が早く、適切な提案が期待できる可能性が高いでしょう。
なお、実績が非公開になっているケースもあるため、調査によって十分に情報を得られなかった場合は、開発会社に直接確認することをおすすめします。
必要な技術や業界知識
自社のプロジェクトに必要な技術や業界知識を持つ会社を選べば、開発を円滑に進められます。開発実績と同じように、開発を予定しているシステムや、特定の業界、分野における強みや専門知識、得意な開発言語があるかを確認しましょう。
なお、開発会社が、要件定義から設計、開発、導入までを担当するケースもあれば、開発業務自体は下請け会社に任せるケースもあります。開発会社がどの工程を担うかも合わせて調べることが重要です。
コミュニケーション
システム開発プロジェクトの成功には、開発担当者との円滑なコミュニケーションが不可欠です。
打ち合わせや提案の段階で、質問に対する反応や説明の分かりやすさ、親身で納得のいく対応をしてもらえるかを確認しましょう。特に、依頼側にIT知識がない場合でも、丁寧に説明してくれるかどうかは、選定の基準となります。
優れたコミュニケーション力を持つ会社は、顧客の要望に対して最適な解決策を提示し、プロジェクトの成功に導いてくれる可能性が高まります。
サポート体制
業務システムは開発だけでなく、導入後の運用・保守も重要です。社内に十分なリソースや知見がない場合は、開発会社に運用・保守を依頼できるかどうかを確認しましょう。
その際は、トラブル発生時の対応スピードや定期的なメンテナンス、バージョンアップ対応が整っている会社を選ぶことをおすすめします。運用・保守体制が整っている会社を選ぶことで、長期的なシステムの安定運用が期待できるためです。
経営状況や業績
開発会社の経営状況や業績の安定性も選定時の重要なポイントとなります。開発業務だけでなく、サポートや運用・保守を長期的に依頼する場合は、特に確認してください。
例えば、システム導入後に開発会社が倒産した場合、その後の運用・保守を任せられなくなる可能性があります。
経営が安定している企業は、長期的なサポートや追加開発にも対応できる可能性が高く、信頼性が高いため、安心して依頼できるでしょう。
業務システムの開発を外注する際のポイント
業務システムの開発を外注する際は、以下の3つのポイントを意識することで、認識のズレや後の過程での仕様変更を抑制できます。それぞれのポイントを具体的に解説します。
自社の既存システムを詳細に見直す
業務システムの開発の外注を検討している場合、事前に自社の既存システムを詳細に見直しておきましょう。なぜなら、現行システムの課題や改善点を明確にしておくと、新たに開発するシステムの要件を具体化できるためです。
社内システムを見直す過程で、外注せずに内部リソースで対応可能な部分や既存システムの改修で解決できる課題を見つけることができれば、コスト削減や効率化につなげることが可能です。
現在の業務フローを詳細に把握する
新しいシステムを効果的に機能するためには、現在の業務フローを詳細に把握することが不可欠です。社内の各部門の流れ、関与する担当者、使用するデータやツールを細かく洗い出し、システム要件を明確化しましょう。
業務フローの洗い出しが不十分な状態では、システム導入後に業務との不整合が生じてしまい、追加の修正や調整が必要となるリスクがあります。追加コストもかかるため、業務フローの洗い出しは十分に行うことが重要です。
外注先とのコミュニケーションを密に保つ
自社に合った業務システムを開発するには、開発会社とのコミュニケーションを密に保つことが大切です。開発会社からのヒアリングや定期的な打ち合わせによるコミュニケーションを積極的に行うことで、認識のズレや誤解を防げ、開発プロセスをスムーズに進められるためです。
また、コミュニケーションを通じて開発のノウハウが社内に蓄積され、将来的なシステム運用や改修に役立てることができる点も期待できます。
作業時間削減
システム化を通して時間を生み出し、ビジネスの加速をサポートします。
システム開発が可能に
業務システム開発の依頼は秋霜堂へお任せください
業務システム開発は、ぜひ秋霜堂にお任せください。貴社のビジネス課題を解決するため、ハイスキルなエンジニアが強力にサポートいたします。
秋霜堂の強みは、お客様との密な連携です。技術者で構成された担当者が、開発着手前にビジネスの目標や実態を徹底的にヒアリング。「そもそもシステム化すべきか？」という根本から見直し、最適なプランを提案します。
1〜2週間の短期サイクルでアジャイル開発を実施するため、認識のズレを防ぎながら、スピード感を持って開発を進められます。
設計から実装、インフラ構築、運用・保守まで一気通貫で対応可能。徹底した効率化でコストを抑えつつ、品質の高いシステムを提供します。既存システムの改善から業界で前例のない新規開発まで豊富な実績がございますので、まずはお気軽にご相談ください。
失敗しないためのシステム開発の考え方と開発パートナー選定チェックリスト
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システム開発が可能に
