業務システムとは、日々の業務の効率化や品質向上を実現するためのシステムです。自社ならではの業務システムを開発することで、管理会計や生産管理、販売管理などさまざまな業務を効率化でき、情報管理が容易に行えます。
本記事では、業務システムの概要と他のシステムとの違い、業務システム開発のメリット・デメリット、開発工程を解説します。また、システム開発会社の選び方や外注のポイントも合わせて紹介します。
業務システムとは
業務システムとは、企業や組織が業務プロセスを効率化し、情報を適切に管理・活用するためのソフトウェアやシステムの総称のことです。
企業や組織内のさまざまな業務に導入可能で、例えば、会計、人事、在庫管理、顧客情報管理など、幅広い分野で活用されています。
一般的には、企業規模や業務内容に応じて独自開発されます。自社の業務に特化した専用の業務システムを開発することで、業務効率化や業務コストの削減が実現し、企業価値を向上させることが可能です。
業務システムの種類
業務システムは、企業の業務効率化や情報管理を目的としたソフトウェア・システムであり、さまざまな種類があります。
具体的には、以下のシステムが挙げられます。
- 会計管理（財務管理）
- 生産管理（製造プロセス最適化）
- 販売管理（在庫・請求管理）
- 人事管理（給与・年金管理）
- 勤怠管理（出退勤データ管理）
- 顧客管理（CRM）
- 営業支援（SFA）
これらのシステムは各業務分野に特化しており、業務プロセスの最適化や効率向上に貢献します。
業務システムと他システムの違い
業務システム以外にも、企業内のプロセスを効率化できるシステムはあります。適切に使い分けるには、それぞれの違いを理解することが大切です。ここでは、企業で用いられることの多い基幹システム、情報系システム、ERPと業務システムとの違いを解説します。
基幹システム
基幹システムとは、企業の根幹をなす業務全般を対象とし、組織全体の業務プロセスを包括的に管理するシステム・ソフトウェアのことです。
コア業務に関わるシステムであるため、基幹システムが停止すると、企業全体の業務に深刻な影響を及ぼす可能性があります。
一方で、業務システムは特定の部門や業務機能に特化しており、システムが停止しても代替手段で対応可能な場合が多い点で違います。
情報系システム
情報系システムとは、社内外のコミュニケーションを円滑にし、情報の収集・保存・処理・分析・共有を目的としたシステム・ソフトウェアです。
主な情報系システムには、次のものが挙げられます。
- メールソフト（例：Microsoft Outlook、Gmail）
- グループウェア（例：Google Workspace、サイボウズ Office）
- スケジュール管理ツール（例：Google カレンダー、Microsoft Teamsの予定表機能）
- 社内SNS（ビジネスチャット）（例：Slack、Chatwork、Microsoft Teams）
情報系システムは業務の間接的な部分をシステム化し、業務効率化や情報共有を促進するのが特徴です。一方で、業務システムは特定業務の全般に特化している点で違います。
ERP
ERP（Enterprise Resource Planning）は、企業が持つ「ヒト」「モノ」「カネ」などの資源を統合し、一元管理できるシステム・ソフトウェアです。
基幹システムが持つ各機能を一元管理できる統合型システムで、各機能間の情報をつなげることで効率的なデータ管理や社内の情報可視化を実現できる点が特徴です。さまざまな業務を管理できる一方で、情報システムなど他のシステムのように詳細な管理には向いていません。
業務システム開発のメリット
業務システム開発のメリットを理解しておくと、自社で導入・開発すべきかどうかの判断を容易に行えます。ここでは4つのメリットを解説します。
必要な情報へ迅速にアクセスできる
自社独自の業務システムを開発して導入すれば、情報をデータベースで管理できます。その結果、情報の保存や検索が容易になり、必要な情報へ迅速にアクセスできるようになる点がメリットです。
従来、多くの企業では紙ベースでの情報管理が一般的でした。しかし、紙媒体は保管スペースの確保、情報検索の非効率性、紛失や劣化のリスクなどの課題がともないます。業務システムの導入により、これらの課題解決が見込めます。
また、デジタルデータはバックアップや複製を容易に行え、災害時のリスク管理にも有効です。情報の共有や更新がリアルタイムで行えるため、組織全体の情報連携の強化が実現します。
手作業による業務を自動化する
業務システムを導入すると、手作業で行っている多くの業務を自動化して、業務効率を大幅に向上させることが可能です。
具体的には、データ入力や集計作業を自動化できます。また、入力値の自動計算や検証、データの整合性などの確認機能を実装すれば、人為的なミスの削減も可能です。さらに、業務品質のばらつきを抑えて均一化を図ることもできるため、業務への信頼性や確実性が高まり、結果的に企業価値の向上にもつながります。
進行状況や問題点をリアルタイムで把握できる
業務を可視化して進行状況や問題点を把握しやすいことも、業務システム開発のメリットです。各業務の進行状況や問題点をリアルタイムで把握できるようになるため、どこで問題が起こりやすいのか、どの業務に時間がかかるのか、ボトルネックになっている作業などを洗い出せます。
また、業務を見える化することで従業員間の情報共有を促進できるため、コミュニケーションの円滑化にも寄与します。
さらに、データ分析を通じて業務の改善点を発見し、業務改善を推進することも可能です。
最適な人員配置が可能になる
自社に合わせた業務システムを開発・導入すれば、各従業員のスキルや業務負荷を可視化して最適な人員配置を行い、より戦略的にリソースを投入できるようになります。そのため、ROI（投資利益率）の向上が実現します。
人的投資の最適化により、特定の業務に過度な負荷がかかることを防ぎ、組織全体のバランスを保つことができるでしょう。適材適所な業務配置により、従業員の満足度向上や離職率の低下も期待できます。
業務システム開発のデメリット
業務システムの運用効果を最大化するには、事前にデメリットを理解し対策を立てることが重要です。ここでは、代表的な3つのデメリットを解説します。
コストがかかる
業務システムの開発や導入には、莫大な時間的、費用的コストがかかることが大きなデメリットです。
一般的な開発・導入のプロセスは、要件定義、システム設計、構築、テスト運用、導入、本格運用の順に、段階的に進められます。各工程では、社内での意思決定と開発会社とのコミュニケーション、合意形成、要件精査から仕様確定に至るまで、さまざまなタスクが生じるため、円滑に進めなければなりません。
また、開発過程で要件の変更や追加が発生すると、スケジュールの遅延や予算の超過リスクが高まる点に注意が必要です。
システム障害が発生すると業務全体が停止する
業務システムは企業の中核を支える重要な存在であり、事業の継続性に直結する要素です。そのため、システム障害が発生すると業務全体が停止するリスクがあります。
例えば、基幹システムがトラブルを起こすと受注処理や在庫確認ができず、業務に多大な影響を及ぼす可能性があります。業務停滞によりサービスを提供できなくなると、企業の信用や収益に直接的なダメージを与えることにも留意しておきましょう。
リソースが必要になる
たとえ自社向けに開発した業務システムを導入する場合でも、従業員にはシステムの操作・運用に必要なスキルや専門知識が求められます。
複雑なシステムや高度な機能を持つシステムの場合は、従業員が適応するまでに時間がかかり、研修や教育にコストが発生することが避けられないでしょう。
また、社内にスキルや知識を有する人材が不足する場合は、新たな人材の採用、アウトソーシングなどを検討しなければなりません。
業務システム開発の一般的な工程
一般的に、業務システム開発の工程は、次の流れで進められます。
- 導入目的と業務上の課題を洗い出す
- システムの設計を行う
- コードを記述してシステムを構築する
- システムの運用を開始する
- システムを運用・保守する
各工程の具体的な進め方を解説します。
導入目的と業務上の課題を洗い出す
システムを導入するにあたって、まずは自社の業務上の課題や改善したいポイントを明確にすることが重要です。たとえば、「どんな機能が必要か」「どのくらいの予算を想定しているか」「セキュリティ面での要件はあるか」といった点を事前に整理しましょう。
このような工程を「要件定義」と呼びます。要件定義は業務システム開発の根幹をなす重要なステップです。要件定義の時点で認識のズレや曖昧な部分があると、開発が進んでから手戻りや追加コストが発生するリスクが高くなります。
自社内での情報整理に加え、必要に応じて外部パートナーと綿密にコミュニケーションをとることが大切です。
システムの設計を行う
要件定義で明確になった要件をもとに、システムの設計を行います。システム設計では、構成やUI、UXを具体的に検討することが重要です。
設計工程は、大きく「外部設計」と「内部設計」に分かれます。
- 外部設計：ユーザーインターフェースや画面レイアウト、操作フローなど、ユーザーが直接触れる部分の設計を行う
- 内部設計：データベースの構造やプログラムのロジック、モジュール間のインターフェースなど、システム内部の詳細な設計を行う
コードを記述してシステムを構築する
設計が完了すると、エンジニアは詳細設計書にもとづいたコードを記述してシステムを構築します。
システムの開発過程では、各モジュールや機能が設計通りに動作するかを確認するためのテストを実施します。テストは通常、単体テスト、結合テスト、システムテスト、運用テストの順に行われ、各段階で不具合の検出と修正を行い、再度テストを繰り返すのが一般的です。
システムの運用を開始する
テスト工程を経て、システムが要件を満たしていることが確認されれば、システムを本番環境へ移行して運用開始します。
システムの運用開始前には、導入環境を整えておかなければなりません。システム開発側では、クライアントがスムーズに導入できるようにサポートを実施します。
なお、業務システムの運用開始直後は予期せぬ不具合が発生する可能性があるため、迅速に対応できる体制を整えておくことが重要です。
システムを運用・保守する
業務システムの運用開始後は、日常的な運用と保守が始まります。
保守業務では、システムの安定稼働を監視します。また、必要に応じて定期的なメンテナンスを実施し、ユーザーからの問い合わせに対応したり操作マニュアルの更新などを行ったりします。
長期的に業務システムを運用するには、改善やアップデート、機能追加、法令改正への対応を行って、システムの有用性を維持・向上させることが重要です。
業務システム開発の方法
業務システムの開発方法には、主に自社開発とシステム開発会社への外注の2つの方法があります。
自社で開発する
自社開発のメリットは、業務フローに即したシステムを開発できる点です。要件調整やカスタマイズがしやすく、柔軟な機能追加や段階的な拡張が可能です。
ただし、自社開発には専門的なスキルを持つエンジニアの確保が必要となるため、特に高度な技術を要する場合は、採用や育成に時間とコストがかかります。
また、開発には膨大な時間とリソースがかかり、スケジュール管理が難しくなります。社内リソースの集中による他業務への影響も考慮しなければなりません。
システム開発会社へ外注する
システムの開発会社へ外注するメリットは、経験豊富な専門家による高品質なシステムを開発・導入でき、開発期間の短縮によって社内リソースを他業務に集中できる点です。
ただし、自社開発に比べて開発コストが高くなる傾向がある点に注意しなければなりません。複雑な要件やカスタマイズが多い場合は予算を超える可能性があるため、予算管理が重要です。
また、外部開発会社とのコミュニケーション不足による認識のズレや仕様変更もリスクとなりやすいです。さらに、長期的な運用・保守体制も確認しておく必要があるでしょう。
システム開発会社の選び方
システム開発会社は数多くあるため、外注時の選定に悩むことがあるかもしれません。以下のポイントを基準に選べば、自社に合った開発会社を選びやすくなります。
開発実績
システム開発会社の選定時に、特に意識したいのが開発実績です。開発会社によって、得意な分野や実績が異なるためです。
過去にどのようなプロジェクトを手掛けてきたかを確認し、自社が計画しているシステムと類似した開発経験があるかを調べてください。自社と同じ業界や同様のシステム開発経験が豊富な会社は、要件の理解が早く、適切な提案が期待できる可能性が高いでしょう。
なお、実績が非公開になっているケースもあるため、調査によって十分に情報を得られなかった場合は、開発会社に直接確認することをおすすめします。
必要な技術や業界知識
自社のプロジェクトに必要な技術や業界知識を持つ会社を選べば、開発を円滑に進められます。開発実績と同じように、開発を予定しているシステムや、特定の業界、分野における強みや専門知識、得意な開発言語があるかを確認しましょう。
なお、開発会社が、要件定義から設計、開発、導入までを担当するケースもあれば、開発業務自体は下請け会社に任せるケースもあります。開発会社がどの工程を担うかも合わせて調べることが重要です。
コミュニケーション
システム開発プロジェクトの成功には、開発担当者との円滑なコミュニケーションが不可欠です。
打ち合わせや提案の段階で、質問に対する反応や説明の分かりやすさ、親身で納得のいく対応をしてもらえるかを確認しましょう。特に、依頼側にIT知識がない場合でも、丁寧に説明してくれるかどうかは、選定の基準となります。
優れたコミュニケーション力を持つ会社は、顧客の要望に対して最適な解決策を提示し、プロジェクトの成功に導いてくれる可能性が高まります。
サポート体制
業務システムは開発だけでなく、導入後の運用・保守も重要です。社内に十分なリソースや知見がない場合は、開発会社に運用・保守を依頼できるかどうかを確認しましょう。
その際は、トラブル発生時の対応スピードや定期的なメンテナンス、バージョンアップ対応が整っている会社を選ぶことをおすすめします。運用・保守体制が整っている会社を選ぶことで、長期的なシステムの安定運用が期待できるためです。
経営状況や業績
開発会社の経営状況や業績の安定性も選定時の重要なポイントとなります。開発業務だけでなく、サポートや運用・保守を長期的に依頼する場合は、特に確認してください。
例えば、システム導入後に開発会社が倒産した場合、その後の運用・保守を任せられなくなる可能性があります。
経営が安定している企業は、長期的なサポートや追加開発にも対応できる可能性が高く、信頼性が高いため、安心して依頼できるでしょう。
業務システムの開発を外注する際のポイント
業務システムの開発を外注する際は、以下の3つのポイントを意識することで、認識のズレや後の過程での仕様変更を抑制できます。それぞれのポイントを具体的に解説します。
自社の既存システムを詳細に見直す
業務システムの開発の外注を検討している場合、事前に自社の既存システムを詳細に見直しておきましょう。なぜなら、現行システムの課題や改善点を明確にしておくと、新たに開発するシステムの要件を具体化できるためです。
社内システムを見直す過程で、外注せずに内部リソースで対応可能な部分や既存システムの改修で解決できる課題を見つけることができれば、コスト削減や効率化につなげることが可能です。
現在の業務フローを詳細に把握する
新しいシステムを効果的に機能するためには、現在の業務フローを詳細に把握することが不可欠です。社内の各部門の流れ、関与する担当者、使用するデータやツールを細かく洗い出し、システム要件を明確化しましょう。
業務フローの洗い出しが不十分な状態では、システム導入後に業務との不整合が生じてしまい、追加の修正や調整が必要となるリスクがあります。追加コストもかかるため、業務フローの洗い出しは十分に行うことが重要です。
外注先とのコミュニケーションを密に保つ
自社に合った業務システムを開発するには、開発会社とのコミュニケーションを密に保つことが大切です。開発会社からのヒアリングや定期的な打ち合わせによるコミュニケーションを積極的に行うことで、認識のズレや誤解を防げ、開発プロセスをスムーズに進められるためです。
また、コミュニケーションを通じて開発のノウハウが社内に蓄積され、将来的なシステム運用や改修に役立てることができる点も期待できます。
秋霜堂株式会社の強み
業務システム開発は、ぜひ秋霜堂にお任せください。ハイスキルなエンジニアが、貴社のビジネスを強力にサポートいたします。
強み① 専属チームによるアジャイル開発の実施
秋霜堂では、クライアントごとに専属の開発チームを編成し、1〜2週間ごとの短期サイクルでアジャイル開発を実施しています。認識のズレを早期に解消しながら、スピード感のある開発が可能です。
また、営業窓口は全員が技術者で構成されているため、ヒアリングから提案・見積もりまでの流れがスムーズです。簡易見積もりまでは即日対応、土日祝でも迅速にレスポンスできます。
ハイスキルのエンジニアが開発業務を担当するため、効率化された開発業務によるスピード感のある開発が可能です。また、進捗や状況に応じてメンバーの増減もできるため、コスト削減も実現します。
強み② 課題解決に向けた徹底ヒアリングと柔軟な提案力
業務システムは「導入すること」自体が目的ではありません。秋霜堂では、開発着手前にビジネス目標や業務の実態を徹底的にヒアリングし、「そもそもシステム化すべきか？」「必要な機能は何か？」といった根本から一緒に見直します。
「思ったものと違った」を防ぐために、初期ヒアリングから簡易見積もり、要件定義までのプロセスを無料で提供します。そのうえで、「やりながら見えてくる」部分にも対応できるよう、設計〜実装〜レビューを何度も繰り返す開発フローを採用しています。
マーケティング視点からの提案や、前例のないシステム開発への挑戦も柔軟に対応可能です。
強み③ 徹底した効率化によるコスト削減
クライアント側、受託側の双方にとっての生産性を向上させるため、高い技術力と徹底した業務の効率化により、大幅なコスト削減を実現しています。
秋霜堂では、ヒアリングから要件定義、設計、インフラ構築、システム実装に至るまで、すべての工程を一気通貫で担当します。また、ご要望により運用や保守業務も行っていますので、コストをおさえて業務システムにかかわるすべての業務を外注したい企業様にも好評です。
秋霜堂株式会社の開発事例
秋霜堂株式会社の開発事例を3つ紹介します。
事例① アパレル企業（品質管理システムの改善・保守）
＜開発概要＞
アパレル企業における品質管理システムにおいて、データの自動バックアップ機能がない点、システムの不安定さを改善。さらに、インフラ刷新とアプリケーションの強化を実施。
＜業務範囲＞
- インフラの設計/構築/運用
- アプリケーションの設計/構築/運用
＜構成概要＞
- バックエンド：Node.js
- フロントエンド：React.js
- インフラ：AWS
- データベース：MongoDB Atlas
- コード管理：GitHub
- 利用言語：TypeScript / JavaScript / HTML / Python / PHP / など
- CI/CD：GitHub Actions
- IaC：Terraform
既存の品質管理システムにはさまざまな課題がありました。たとえば、表示に数十秒、ひどいときには1分以上かかるなど動作が非常に不安定でした。さらに、定期的なバックアップ機能が搭載されておらず、入力したデータが正常に保存されないケースも発生していました。
一方、クライアント企業内で担当者が交代したこともあり、このような問題に対して十分な対応が行われていない状況が続いていました。
そこで、インフラを再構築してバックアップ機能を追加し、アプリケーションも軽量化を実現しました。2～3名のエンジニアでチームを結成し、インフラの移行には4ヶ月、アプリケーションの改善、保守、運用を編集時点で27ヶ月以上継続しています。
事例② 広告会社（SNSマーケティングシステムの新規開発）
＜開発概要＞
広告会社において、SNSマーケティングシステムを開発。詳細なヒアリングをもとに、競合調査や仕様の検討を行ったうえでインフラ及びアプリケーションの設計・構築・運用を実施。
＜業務範囲＞
- 競合調査
- 仕様の検討と決定
- インフラの設計/構築/運用
- アプリケーションの設計/構築/運用
＜構成概要＞
- バックエンド：Node.js
- フロントエンド：Nuxt.js
- インフラ：GCP
- データベース：PostgreSQL
- コード管理：GitHub
- 利用言語：TypeScript / JavaScript / HTML / Python / SQL / など
- CI/CD：GitHub Actions
- IaC：Terraform
前例のない、SNSを利用したマーケティングツールを開発するにあたり、丁寧な調査を実施して、実現可能性を判断しました。2ヶ月ほどの開発初期はエンジニア2名で担当し、サービスの需要の確認後は6〜8人のチーム制で13ヶ月にわたってアジャイル開発を実施、システムの安定後に引継ぎを実施しました。
事例③BtoBサービス業（動画校正システムの新規開発）
＜開発概要＞
動画制作会社において、業務改善を行うための動画校正システムを開発。社内での利用を目的としていたため、使いやすさを最優先に設計、開発。
＜業務範囲＞
- 仕様の調査とまとめ
- アプリケーションの設計/構築/運用
＜構成概要＞
- バックエンド：Node.js
- フロントエンド：Next.js
- インフラ：AWS
- データベース：PostgreSQL
- コード管理：GitHub
- 利用言語：TypeScript / JavaScript / HTML / Python / SQL / など
- CI/CD：GitHub Actions
- IaC：AWS CDK
1〜2名のエンジニアによるアジャイル開発を実施し、6ヶ月でシステムを完成させました。期間中は、クライアントとの密なコミュニケーションと連携により、業務フローや要件の理解を深め、技術面、コスト面での提案を実施しました。開発過程においては、認識のズレを防ぐために、開発過程で都度確認を実施し、フィードバックをもとに実用性の高いシステムを実現しています。
業務システムの開発依頼は秋霜堂へ
自社にあった業務システムを開発・導入することで、会計管理や生産管理、販売管理などの業務を効率化し、情報管理を適切に行えるようになります。また、業務の進行状況や問題点を把握しやすくなることもメリットです。
業務システムの開発は、自社で開発する方法とシステム開発会社へ外注する方法があります。社内に専門知識や技術を持つ人材が不足する場合は、外注を検討すると良いでしょう。
秋霜堂では、丁寧なヒアリングにもとづき、ハイスキルなエンジニアによる開発を行っています。業界内で前例のない開発に対する実績もございますので、業務システムの開発をお考えの方はぜひご相談ください。
